Inlägget Norrköpings kommun satsar på IT-stöd för Vård- och omsorg dök först upp på Pro4u.

Bredd och förmåga att inse vad som är viktigt, och att se till att rätt saker prioriteras i rätt tid lyfts av våra kunder fram som en viktig framgångsfaktor.

Du behöver ta dig tid för att aktivt arbeta med de risker/utmaningar ni har identifierat I projektet och se till att arbeta med åtgärder för att minska dem. För visst har ni gjort en riskanalys och identifierat åtgärder och ansvariga?

Det är nu du ska ta hjälp av sponsorer och medlemmar i styrgruppen. Nu behöver de rycka in och ta ansvar för åtgärder. Lyft risker och peka på beslut som behöver tas och vilka åtgärder som behövs.
Praktiska tips är att identifiera nyckelbeslut för att snabbare komma framåt och att se till att använda en mix av olika intressenter i referensgrupper för att ge bättre och förankrade lösningar.

”De mest uppenbara sakerna och hindren som kan uppstå fångas ofta i en vanlig riskanalys. Men många gånger är det helt andra saker än vad som kommer fram där som kan ha en avgörande betydelse för projektets förmåga att gå i mål. Att kunna se och tolka mönster och faktorer hos individer, i informella strukturer, i samarbetsklimat och företagskultur som kan komma att ha en påverkan för projektets förmåga är exempel. För att förutse problem och utmaningar inom dessa områden krävs både erfarenhet och eftertanke.

I en del fall kan frågeställningarna tas i styrgruppen, medan andra diskussioner inte lämpar sig där. I många fall handlar det om att på olika sätt hantera och stötta individer eller grupper. För att proaktivt kunna hantera och undanröja den här typen av potentiella problem och hinder behövs utöver styrgruppen även nära och förtroendefulla relationer till resursägare och chefer på olika nivåer.”

Kennet Jansson, senior partner Pro4u

Prioriteringar i projektet måste göras utifrån verksamhetens behov. Se till
att de är glasklara och väl förankrade.

Försäkra dig om att inte få otrevliga överraskningar genom att pilota lösningen innan du rullar ut den i stor skala. Undvik att driftsätta allt på en gång, det skapar oftast onödiga risker och belastning på både projektteam och linjeorganisation.

”Seniora konsulter har bredare spektra och kan lättare se helheter och utifrån det avgöra var och när man ska prioritera olika områden.”

Annette Palinski Vallin, chef för enheten Delivery & Production inom divisionen Enterprise Business Services på Sergel kredittjänster

Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 8 dök först upp på Pro4u.

För att projektet ska lyckas behöver man hela tiden ha verksamhetens bästa för ögonen. Mottagarna måste uppleva fördelarna med projektet. Missa inte krav och förankra lösningar. Involvera slutanvändare från början och ta med de funktioner som berörs.

För att styra mot rätt mål är det viktigt med en effektiv beslutsprocess. Tänk igenom hur beslutsprocessen ser ut idag och om du kan förbättra den. I mitt program skapade jag en programstyrningsgrupp för de operativa besluten, en taktisk beslutsgrupp med expertkunskap för de taktiska besluten och sedan kunde styrgruppen jobba mer strategiskt. Förbered väl genomarbetade beslutsunderlag som förenklar och tydliggör vilka beslut som ska fattas med olika beslutsalternativ, för- och nackdelar samt förslag på beslut och dokumentera fattade beslut efteråt för spårbarhet.

Maria Wirlée, Förändringsledare på Pro4u

Var inte främmande för att ändra projektets scope för att säkra effektmålen eller ändra scopet om du märker att det ursprungliga målet inte är en framkomlig väg till en rimlig kostnad. Ibland kan det vara bättre att starta ett nytt projekt lite längre fram eller flytta delar till en annan release.

Tänk på att forskning visar att mindre projekt med tydliga mål lyckas bättre än långa omfattande projekt. En bra dialog mellan förändringsledare och beställare/styrgrupp i de här frågorna blir betydligt enklare om förändringsledaren har egen managementerfarenhet.

Olika typer av projekt kräver olika styrning. Stigfinnarprojekt med mycket stort nyskapande måste få annan styrning än genomförandeprojekt där målet är känt och metoden är beprövad. Det handlar mer om innovationscoaching är projektstyrning. Denna typ av projekt måste kontinuerligt planeras om och det ska inte tas som ett misslyckande utan som en förutsättning för framgång. Cynefin är en modell som enkelt hjälper dig att kategorisera vilket angreppssätt som passar just ditt projekt och hur det bör genomföras. Befinner ni er i en enkel, komplicerad, komplex eller kaotisk miljö?

Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 7 dök först upp på Pro4u.

För att lyckas med förändringen behövs kommunikation

Gör en Kommunikationsplan som beskriver vad som ska kommuniceras till respektive intressent. Hur det ska göras, när det ska göras och av vem. Glöm inte att stämma av informationsbehovet med de olika intressenterna!

Det är ingen idé att kommunicera allt på en gång. Börja med att berätta varför förändringen ska göras, nyttan och effektmålen. För att förändringen ska accepteras är det viktigt att ledningen är delaktiga. Dialog är viktigt och man behöver kunna bemöta invändningar. Därför kan det vara bra att informera under möten. Desto närmare själva genomförandet desto konkretare blir informationen kring vad intressenten ska göra och när. För vissa intressenter behövs kanske utbildningar. Tänk på att upprepa budskapet och att använda olika kanaler. Ta hjälp av och involvera Kommunikation- och HR. Projektet behöver självklart ta fram kommunikationsplaner, material och hantera hur information sprids till projektets intressenter. Men det är inte projektet som ska stå som avsändare vid kommunikation om varför förändringen behövs och vad som ska uppnås – det är ledningen. Tänk på att alla i ledningen kanske inte är vana vid att hantera det förändringsbehov som uppstår i större projekt.  Även de kan behöva stöttning och coachning.

Ledning/ansvarig chef i organisationen är den bästa avsändaren för information om vad olika intressenter förväntas göra och när. Ska alla i företaget följa nya rutiner för lagring av personalinformation är HR-direktör en lämplig avsändare. Ställs nya krav på leverantörerna är det istället t.ex. inköpschef som behöver vara avsändare till leverantörerna .

”Ingen hade genomfört ett projekt av den här typen på över 20 år och Finansinspektionen bedömde projektet som mycket ”komplext”.  Med omkring 40 intressenter inblandade, fördelade mellan Swedish Match, tre försäkringsbolag, Finansinspektionen, Skattemyndigheten och revisorer blir uppgiften att sprida information till alla berörda ett stort projekt i sig. Lösningen, en extern webbplats för alla dokument, blev en viktig framgångsfaktor.”

Maria Wirlée, Förändringsledare på Pro4u

Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 6 dök först upp på Pro4u.

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 5 dök först upp på Pro4u.

Inera koordinerar och utvecklar gemensamma digitala lösningar till nytta för invånare, medarbetare och beslutsfattare. Nu pågår ett teknikskifte i den tekniska plattform som ligger till grund för en rad stora webbtjänster som exempelvis 1177.se som har 10 miljoner besök i månaden. Med den nya tekniken vill man kunna vara mer flexibel i utveckling, framtidssäkra drift och bygga lösningar för framtiden.

I detta kundcase berättar Carl-Gunnar Höglund, Enhetschef Invånartjänster och Marie Frosteman, Projektledare på Pro4u och Playground Consulting om projektet. Bland annat om det agila arbetssättet som används och om hur man hjälper 21 landsting och regioner att enas i vilja och riktning i projektet.

”Det är ett roligt projekt för man vet att det betyder mycket för många. Det gör skillnad och är ett ansvarsfullt uppdrag”

Marie Frosteman, Projektledare på Pro4u och Playground Consulting

 

”Marie har som huvudprojektledare en nyckelroll i att säkerställa att leveransen verkligen blir det vi förväntar oss. Hon är en av de absolut viktigaste personerna i detta projekt”

Carl-Gunnar Höglund, Enhetschef Invånartjänster på Inera

Ladda ned och läs hela kundcaset här:

Inlägget Inera kundcase dök först upp på Pro4u.

Beslut = framgångsfaktor

Att nödvändiga beslut fattas i tid är en viktig framgångsfaktor som framförs av våra förändringsledare. Bemanna styrgruppen med verksamhetschefer som berörs av förändringen och har mandat att ta nödvändiga beslut.

Hellre en liten, skarp styrgrupp med beslutsförmåga än en stor grupp som har svårt hitta tider i kalendern. Beslutsregler som HUKI-matris eller liknande kan garantera att den lilla gruppen tar hänsyn till alla viktiga områden.

För att effektivt kunna fatta operativa, taktiska och strategiska beslut kan det vara bra att sätta upp beslutsgrupper på olika nivåer i projektet. Som förändringsledaren/projektledaren behöver du säkerställa att projektet tydligt lyfter fram beslut som behöver tas – och när de behöver tas – för att projektet ska kunna tuffa på mot uppsatta mål. Bra och tydliga beslutsunderlag med redovisning av alternativen och rekommendation från projektet behövs för att förenkla att beslut fattas i tid. Gäller både beslut för att hantera risker (utmaningar) och beslut som behövs för att komma vidare i projektet som t.ex. val av leverantör eller val av utbildningsstrategi.

Kom ihåg att berömma medlemmar i styrgrupp/ledning när de gör bra saker. De är också människor!

”Utmaningar har eskalerats i tid och på ett tydligt sätt så att alla i styrgruppen förstod vilken stöttning som behövdes för att säkerställa att projektet kunde jobba på.” 

Eva Vitell, Vattenfall

Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 4 dök först upp på Pro4u.

Inlägget Agil förändringsledning – Vad är viktigt när du jobbar agilt? dök först upp på Pro4u.

© Cynefin framework by Dan Snowden

– Jag fick en aha-upplevelse när jag stötte på Cynefin-modellen och förstod varför den traditionella projektmodellen inte fungerat så bra för mitt projekt. Viktigt att veta vilken typ av uppdrag man står inför för att använda rätt angreppssätt. Det här kommer jag ha mycket nytta av framöver!

Inlägget Cynefin dök först upp på Pro4u.

Inlägget Ledningen får aldrig svikta under ett förändringsprojekt dök först upp på Pro4u.