Förändringsledning & Ledarskap-arkiv - Pro4u

Projekt- och förändringsledning

Sofi Hallberg — Thu, 18 Jan 2024 09:15:43 +0000

Johan Högne är på uppdrag hos en kommun som projektledare och förändringsledare för införande av ekonomisystem. Vi ville såklart höra mer om det, och fick en pratstund med Johan.

Berätta kort om ditt uppdrag

Jag är projektledaren för ett samverkansprojekt där 9 kommuner och 25 kommunala bolag byter till en gemensam ekonomiprocess i ett gemensamt ERP-system. Jag blev involverad i projektets designfas där vi jobbade igenom respektive delprocess i förhållande till ERP lösningen för att utforma den bästa passformen.

Implementationen har därefter varit uppdelad i kluster och vi är snart framme vid implementation av det andra klustret med fem kommuner. Sist kommer ett kluster med alla bolagen.

Vad har du sett fram emot i uppdraget?

Helt klart det resultat som projektet syftar till att uppnå. Offentlig sektor står inför stora utmaningar där färre behöver göra mer för fler. Det här samverkansprojektet är ett mycket bra exempel på hur våra kunder går utanför sina komfortzoner för att tillsammans möta de gemensamma utmaningarna.

Vad bidrar du med i uppdraget med tanke på erfarenhet och bakgrund?

Jag har en stor ödmjukhet inför komplexiteten i bred samverkan. Det är inte alltid att allas kompasser pekar mot samma mål. Framförallt inte när förändringsresor börjar märkas på hemmaplan och i praktiken. Då är det viktigt att jobba med vi-känslan över helheten och påminna om nyttorna.

Vi på Pro4u önskar lycka till!

Inlägget Projekt- och förändringsledning dök först upp på Pro4u.

Bästa råden för både adept och mentor

Sofi Hallberg — Thu, 16 Dec 2021 11:14:19 +0000

Pro4u konsulten Stefan Gunbrant har utsetts till årets mentor i Stockholms län. Stefan är mentor till nya företagare via Nyföretagarcentrum, en icke vinstdrivande förening som finns i ca 200 kommuner i landet, dit man som nyföretagare kan vända sig för råd och stöd.

Vi ville såklart höra mer om Stefans mentorskap och vad han har för tips till blivande mentorer och adepter och fick till en pratstund.

Varför blev du mentor?

Jag blev mentor för jag har ett starkt intresse av att hjälpa människor. Det är inte bara de här senaste 20 åren som jag arbetat som aktiv mentor utan det började redan från barnsben. Viljan att hjälpa, stötta och se till att människor mår bra har följt mig både under uppväxten och som vuxen. 2001 utbildade jag mig inom mentorskap och fick mitt första officiella mentoruppdrag.

I mitt affärsliv har jag också haft möjlighet att hjälpa till i flera bolag genom att t ex sitta i styrelser och hjälpt till att driva bolag från start till fullt etablerade. Så att jag blev mentor via just Nyföretagarcentrum känns väldigt naturligt.

Vad tycker du är det bästa med att vara mentor?

Det bästa är att se personer och företag växa. Att de går från en första idé till ett bolag som etableras. Att se människorna bakom idén etablera sig som företagare och våga ta steget ut som företagare med egna bolag.

Hur kan mentorskap hjälpa adepten?

Det som är genomgående i de uppdrag jag haft är att adepten går från en position där hen är lite osäker till att kunna stå på egna ben. Man hjälps åt tillsammans för att gå från första stadiet till att kunna driva ett bolag. När vi är klara så har adepten ofta ordning på struktur, ekonomi, försäljning, marknadsföring och företagets tjänster. Då känner hen sig så trygg att och kan gå vidare utan mitt stöd. Då kan jag lämna och dom flyger själva.

Hur funkar det praktiskt?

Det finns såklart olika behov hos olika adepter, men det vanliga är att jag träffar mina adepter varannan vecka i ca 1-1,5 timme. Totalt lägger jag ca 50 timmar under perioden aug-maj per adept. När vi är klara så utvärderar vi hela upplägget. Nyföretagarcentrum är ett bra stöd hela vägen. De stödjer både adepten och oss mentorer genom t ex utbildningar. Jag har normalt en adept i taget via Nyföretagarcentrum men även andra uppdrag både professionellt och privat.

Utifrån ditt mentorskap, vad är de bästa tipsen om man vill bli mentor?

De bästa tipsen för att bli mentor är att man varit med om olika typer av chefspositioner. Man ska gärna haft ledande positioner där man varit antingen i en större organisation där man lett personer, haft personalärenden och ansvar. Eller/och om man ska jobba för Nyföretagarcenter så är det bra om du har startat och drivit bolag och kanske kommit så långt att du anställt personal. Att ha gjort den resan är mycket betydelsefull. Sedan tycker jag det är bra att vara förälder. Jag har lärt mig mycket av föräldraskap och många av entreprenörerna är unga med barn hemma. De stöter på andra bekymmer som inte har med det konkreta företaget att göra. Fungerar det inte hemma så fungerar det inte på jobbet.

En viktig egenskap hos en mentor är att man måste kunna lyssna. Det är inte du som ska prata, det är adepten. Adepten har i uppgift till varje möte att komma fram till vad den vill prata om. Det är adepten som sätter agendan för mötet. Adepten styr vad man på mentortiden pratar om och ställer frågor utifrån det. Sedan kan mentorn delge sin erfarenhet inom området och svara på frågorna.

Vad är dina bästa tips för en adept

En adept måste gå in i det med hull och hår och vara lyhörd för att ta råden. Det är också viktigt att lägga extra tid inför mötena för att förbereda dessa. Då får både mentor och adept ut maximalt av mötena.

Inlägget Bästa råden för både adept och mentor dök först upp på Pro4u.

Workshops- och mötestekniker med ett leende

Ulrika — Wed, 27 Nov 2019 16:38:42 +0000

Pro4us erfarna förändringsledare Harriet Kullberg delade med sig av praktiska workshops- och mötestekniker på Pro4us kontorsmöte. Dessutom så fick hon oss alla att göra saker fysiskt och dra på smilbanden. Helt medvetet och vetenskapligt – det förstärker bland annat minnet och gör att vi kommer ihåg hennes tips bättre.

Leenden och skratt påverkar oss på fler sätt. Det ger positiv effekt på kreativitet och problemlösningsförmåga liksom att det förebygger konflikter och ökar självförtroendet.

Dessutom gjorde vi praktisk övning på en riskworkshop och fick med oss en bra mall för riskhantering.

Några exempel:

Planning poker
Sticker-konsultation
Bildanalys
Brainstorming –på rätt sätt
Rollspel-Processmodellering
Benefits & concerns

Vi återkommer med ett liknande upplägg för våra kunder och associerade konsulter.

Inlägget Workshops- och mötestekniker med ett leende dök först upp på Pro4u.

10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 7

Sofi Hallberg — Thu, 19 Sep 2019 14:29:53 +0000

För att projektet ska lyckas behöver man hela tiden ha verksamhetens bästa för ögonen. Mottagarna måste uppleva fördelarna med projektet. Missa inte krav och förankra lösningar. Involvera slutanvändare från början och ta med de funktioner som berörs.

För att styra mot rätt mål är det viktigt med en effektiv beslutsprocess. Tänk igenom hur beslutsprocessen ser ut idag och om du kan förbättra den. I mitt program skapade jag en programstyrningsgrupp för de operativa besluten, en taktisk beslutsgrupp med expertkunskap för de taktiska besluten och sedan kunde styrgruppen jobba mer strategiskt. Förbered väl genomarbetade beslutsunderlag som förenklar och tydliggör vilka beslut som ska fattas med olika beslutsalternativ, för- och nackdelar samt förslag på beslut och dokumentera fattade beslut efteråt för spårbarhet.

Maria Wirlée, Förändringsledare på Pro4u

Var inte främmande för att ändra projektets scope för att säkra effektmålen eller ändra scopet om du märker att det ursprungliga målet inte är en framkomlig väg till en rimlig kostnad. Ibland kan det vara bättre att starta ett nytt projekt lite längre fram eller flytta delar till en annan release.

Tänk på att forskning visar att mindre projekt med tydliga mål lyckas bättre än långa omfattande projekt. En bra dialog mellan förändringsledare och beställare/styrgrupp i de här frågorna blir betydligt enklare om förändringsledaren har egen managementerfarenhet.

Olika typer av projekt kräver olika styrning. Stigfinnarprojekt med mycket stort nyskapande måste få annan styrning än genomförandeprojekt där målet är känt och metoden är beprövad. Det handlar mer om innovationscoaching är projektstyrning. Denna typ av projekt måste kontinuerligt planeras om och det ska inte tas som ett misslyckande utan som en förutsättning för framgång. Cynefin är en modell som enkelt hjälper dig att kategorisera vilket angreppssätt som passar just ditt projekt och hur det bör genomföras. Befinner ni er i en enkel, komplicerad, komplex eller kaotisk miljö?

Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 7 dök först upp på Pro4u.

10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 6

Sofi Hallberg — Tue, 14 May 2019 14:46:16 +0000

För att lyckas med förändringen behövs kommunikation

Gör en Kommunikationsplan som beskriver vad som ska kommuniceras till respektive intressent. Hur det ska göras, när det ska göras och av vem. Glöm inte att stämma av informationsbehovet med de olika intressenterna!

Det är ingen idé att kommunicera allt på en gång. Börja med att berätta varför förändringen ska göras, nyttan och effektmålen. För att förändringen ska accepteras är det viktigt att ledningen är delaktiga. Dialog är viktigt och man behöver kunna bemöta invändningar. Därför kan det vara bra att informera under möten. Desto närmare själva genomförandet desto konkretare blir informationen kring vad intressenten ska göra och när. För vissa intressenter behövs kanske utbildningar. Tänk på att upprepa budskapet och att använda olika kanaler. Ta hjälp av och involvera Kommunikation- och HR. Projektet behöver självklart ta fram kommunikationsplaner, material och hantera hur information sprids till projektets intressenter. Men det är inte projektet som ska stå som avsändare vid kommunikation om varför förändringen behövs och vad som ska uppnås – det är ledningen. Tänk på att alla i ledningen kanske inte är vana vid att hantera det förändringsbehov som uppstår i större projekt. Även de kan behöva stöttning och coachning.

Ledning/ansvarig chef i organisationen är den bästa avsändaren för information om vad olika intressenter förväntas göra och när. Ska alla i företaget följa nya rutiner för lagring av personalinformation är HR-direktör en lämplig avsändare. Ställs nya krav på leverantörerna är det istället t.ex. inköpschef som behöver vara avsändare till leverantörerna .

”Ingen hade genomfört ett projekt av den här typen på över 20 år och Finansinspektionen bedömde projektet som mycket ”komplext”. Med omkring 40 intressenter inblandade, fördelade mellan Swedish Match, tre försäkringsbolag, Finansinspektionen, Skattemyndigheten och revisorer blir uppgiften att sprida information till alla berörda ett stort projekt i sig. Lösningen, en extern webbplats för alla dokument, blev en viktig framgångsfaktor.”

Maria Wirlée, Förändringsledare på Pro4u

Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 6 dök först upp på Pro4u.

Inte bara VAD du säger utan HUR du säger det

Ulrika — Tue, 07 May 2019 16:28:31 +0000

Vi är tillbaka från vårens senior partner-konferens med ny energi och nya lärdomar!
Gabriella Lockwall – Vår fantastiska gäst denna gång både föreläste och coachade oss i ickeverbal kommunikation.

80% av din kommunikation är icke verbal

Forskningen visar att 80% av din kommunikation är icke-verbal och förmedlas till stor del via kroppsspråk. Vad du faktiskt i ord säger spelar mindre roll. Om du ska få förtroende från andra behöver du jobba på ditt kroppsspråk, ansiktsuttryck, rörelsemönster, hållning och gester, röst och talteknik, ögonkontakt och allt annat som förmedlas icke-verbalt.

Tre kroppsspråkstips från Gabriella

Det första intrycket
Det första intrycket är avgörande för hur vi uppfattar en annan människa. Innan du startar din presentation, går in till ett viktigt möte, stanna upp och sträck på dig, ta ett djupt andetag och var ditt bästa ”icke-verbala jag”.
Utstrålning
Man får större förtroende med ett avslappnat öppet kroppsspråk och tydliga bestämda hand- och armgester som förstärker det man säger. Och om man har en volymstark förankrad röst med bra intonering, bra hållning, tydlig säker ögonkontakt och ett lagom tempo när man pratar.
Hantera situationen
Hamnar du i en jobbig situation, tekniken strular, du har fel PowerPoint med dig och så vidare. Ta ett djupt andetag, så syresätter du hjärnan och tänker bättre. På det sättet blir det enklare att hantera situationen med lugn och humor. Det finns en studie som visar att vi faktiskt blir nöjdare om en person i bemötande eller försäljningssammanhang visar att de hanterar ett problem, än om det inte uppstod något problem alls.

Vilka slutsatser kan vi dra av detta?

Harvard Business Review har nyligen publicerat resultatet av en studie om hur vi människor bedömer andra utifrån hur de kommunicerar självförtroende – verbalt eller icke-verbalt. I studien fick deltagarna välja mellan två kandidater att samarbeta med för att lösa en uppgift, antingen en som var självsäker eller en som var mer försiktig. De personer som uppfattades som självsäkra valdes i högre omfattning än de försiktiga, oavsett om självsäkerheten uttrycktes muntlig eller via kroppsspråket. Efter att deltagarna gjort sina val fick de veta att alla kandidaterna var lika mediokra på att lösa uppgiften och fick därefter möjligheten att välja en ny samarbetspartner. Denna gång valdes de som varit mer försiktiga framför de som muntligt visat sin självsäkerhet, medan de som använt icke-verbal kommunikation behöll sin fördel och valdes i lika hög grad.

Senaste studien om icke-verbal kommunikation

Om du vill få förtroende från andra är ditt kroppsspråk viktigt och ger dig en fördel oavsett om du är så bra/har så rätt som du påstår eller ej.

Uttrycker du dig självsäkert verbalt, gäller det att ha rätt. Därför kan det vara bra att uttrycka en viss ödmjukhet när du argumenterar för något där du ändå kan ha fel. Som ett svårt beslut, en förändring eller prognos om framtiden.

Läs mer om Gabriella Lockwall

Läs mer

Ta del av artikeln från Harvard Business Review här.

Läs mer

Vi hittar rätt konsult för varje uppdrag

Nyfiken på att veta mer om Pro4u?

För Kunder För Konsulter För Partner

Inlägget Inte bara VAD du säger utan HUR du säger det dök först upp på Pro4u.

10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 5

Sofi Hallberg — Wed, 10 Apr 2019 15:18:46 +0000

Engagerad ledning

Att ledningen – styrgrupp och sponsor (den övergripande affärsmässigt ansvariga för projektet) aktivt stöttar projektet är en viktig framgångsfaktor som framförs av våra erfarna förändringsledare.

Förändringsledning

Förändringsledningen kommer att vara i helt olika faser jämfört med det övriga projektet. Det mesta av förankringen i organisationen kan och bör göras av ledningen.

Ta en diskussion kring vad och vilka aktiviteter som ledningen ska göra och vad som andra i linjeorganisationen eller projektteamet ska göra. Många av aktiviteterna hittar du i kommunikationsplanen.

Tänk på att de som är djupt involverade i projektets leveranser kan ha svårt att prioritera arbetet med förändringsledning. Det är svårt att vara övertygande i sin kommunikation med andra intressenter mitt under projektet då man samtidigt brottas med större och mindre utmaningar.

”Vad kan jag göra för att stötta projektet? När man får den frågan från individerna i ledningen/styrgruppen vet man att det finns bra förutsättningar för att genomföra projektet.”

Ulrika Wennberg, VD på Pro4u

Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 5 dök först upp på Pro4u.

Ny elmarknadshubb hos Vattenfall Eldistribution

Ulrika — Tue, 09 Apr 2019 15:28:15 +0000

Vattenfall Eldistribution Sverige anlitar Pro4u:s förändringsledare, Jan Fornborg, för att leda arbetet med att anpassa processer och system till en ny marknadsmodell på elmarknaden.

Ny Elmarknadshubb och ny marknadsmodell på elmarknaden

Regeringen har fattat beslut om att förenkla för kunderna på elmarknaden. I korthet går det ut på att kunden ska få elhandlaren som sin enda kontakt istället för som idag två kontakter, en med elhandlaren och en med nätägaren. Ansvarsfördelningen mellan aktörerna görs om och en centraliserad IT-lösning kallad Elmarknadshubben ska vara navet i marknadsmodellen. Idag finns det ca 320 aktörer på elmarknaden som nu har ca tre år på sig att anpassa sina processer, system och informationsmodeller till den nya marknadsmodellen. Den nya modellen förväntas vara i drift i årsskiftet 2021/2022.

Vattenfall Eldistribution Sverige är en av landets största nätägare som distribuerar el till nästan 900 000 kunder runt om i landet. Man bygger, driver, underhåller och investerar i sitt elnät för att kunderna ska få tillförlitliga leveranser.

”Utmaningen i att anpassa en verksamhet till en ny marknadsmodell samtidigt som verksamheten måste fungera som vanligt är kommunikation. Jag tycker det är spännande att vara med från början med att analysera, planera och kommunicera en så omfattande förändringsprocess som förutom internt på Vattenfall Eldistribution också kräver samarbete med Svenska Kraftnät och branschorganisationen Energiföretagen.”

Jan Fornborg, förändringsledare och senior partner Pro4u

Anpassning av processer och system

För Vattenfall Eldistribution innebär förändringen att arbetsprocesser för kundflyttar, leverantörsbyten och avräkning flyttas över till andra aktörer på elmarknaden. Samtidigt etableras en ny central IT-lösning för hela elmarknaden som ska innehålla elanläggningar, kundinformation, avtal och mätvärden vilket blir en ny informationshub för de nya processerna. Eldistributions ansvarar för att förse och uppdatera informationshubben med anläggningsinformation och mätvärden. I dagsläget finns det många öppna frågor om detaljerna kring hur den nya marknadsmodellen kommer att utformas samtidigt som verksamheten på Eldistribution vill få svar på frågan om hur det påverkar deras arbete.

Mer information om Elmarknadshubben från Svenska Kraftnät här

Vi har varit delaktiga i många förändringsprojekt. Ta del av våra kundcase.

Inlägget Ny elmarknadshubb hos Vattenfall Eldistribution dök först upp på Pro4u.

10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 4

Sofi Hallberg — Thu, 17 Jan 2019 15:54:06 +0000

Beslut = framgångsfaktor

Att nödvändiga beslut fattas i tid är en viktig framgångsfaktor som framförs av våra förändringsledare. Bemanna styrgruppen med verksamhetschefer som berörs av förändringen och har mandat att ta nödvändiga beslut.

Hellre en liten, skarp styrgrupp med beslutsförmåga än en stor grupp som har svårt hitta tider i kalendern. Beslutsregler som HUKI-matris eller liknande kan garantera att den lilla gruppen tar hänsyn till alla viktiga områden.

För att effektivt kunna fatta operativa, taktiska och strategiska beslut kan det vara bra att sätta upp beslutsgrupper på olika nivåer i projektet. Som förändringsledaren/projektledaren behöver du säkerställa att projektet tydligt lyfter fram beslut som behöver tas – och när de behöver tas – för att projektet ska kunna tuffa på mot uppsatta mål. Bra och tydliga beslutsunderlag med redovisning av alternativen och rekommendation från projektet behövs för att förenkla att beslut fattas i tid. Gäller både beslut för att hantera risker (utmaningar) och beslut som behövs för att komma vidare i projektet som t.ex. val av leverantör eller val av utbildningsstrategi.

Kom ihåg att berömma medlemmar i styrgrupp/ledning när de gör bra saker. De är också människor!

”Utmaningar har eskalerats i tid och på ett tydligt sätt så att alla i styrgruppen förstod vilken stöttning som behövdes för att säkerställa att projektet kunde jobba på.”

Eva Vitell, Vattenfall

Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 4 dök först upp på Pro4u.

10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 3

Sofi Hallberg — Thu, 10 Jan 2019 13:47:36 +0000

Är förändringen prioriterad i ledningsgruppen? – På riktigt?

Att driva ett projekt med låg prioritet är långt svårare än att driva det som får fokus och engagemang. Här är några delar du bör tänka på;

Skapa inte härdsmälta i organisationen genom att starta för många projekt samtidigt.
Säkerställ att den mottagande organisationen/avdelningen/gruppen har tid, förståelse och kompetens för att vara delaktiga och förstå förändringen de är del av. Det är bättre att ta in temporär extraresurs i det löpande linjearbetet, istället för i projektet, för att frigöra ordinarie resurser att bidra i förändringsprojektet.
Det är en belastning för linjeverksamheten att vara delaktiga i ett förändringsprojekt – som chef kan du stötta genom att aktivt säga nej till önskemål och initiativ som normalt brukar hinnas med.
Som projektledare bör du inte gå in och börja leverera om det saknas resurser. Då finns risken att projektet tappar styrfart och du förlorar överblicken.

”För projektet är det lika viktigt med en tydlig prioritering gentemot initiativ och löpande arbetsuppgifter i linjearbetet som prioritet mellan olika projekt och IT-resurser.”

Kennet Jansson, Pro4u

Ladda ner vårt whitepaper – Nyckelfaktorer för att lyckas i ert förändringsarbete.

Där får du ta del av 9 till tips och nyttig information inför ett förändringsarbete.

Klicka här för att ladda ner

Inlägget 10 tips för ett lyckat förändringsarbete – tips 3 dök först upp på Pro4u.