Hur Trafikkontoret gjorde en lyckad förvaltningsetablering
Håkan Erlingsson har framgångsrikt genomfört ett spännande uppdrag hos Trafikkontoret. Uppdraget var att etablera och starta upp ett IT-förvaltningsobjekt enligt en ny IT-förvaltningsmodell för Servicecenter. Servicecenter ansvarar för inkommande kontakter till Trafikkontoret. Dygnet runt tar de emot felanmälningar för stadens trafik- och utemiljö. De besvarar frågor, tar emot, handlägger och tar vara på alla synpunkter och idéer som kommer in. I arbetet ingick bland annat att inventera komponenter, sätta upp förvaltningsorganisation, ta fram mål och prioriteringar, inventera åtgärder och ta fram budget och förvaltningsplan. Håkan har också hållit i förvaltningsmöten och koordinering. I slutet av uppdraget även överlämning till nyanställd förvaltningsledare. Uppdraget är ett samarbete mellan Pro4u och Change of Lane där Håkan är konsult.
Håkan berättar om uppdraget och viktiga framgångsfaktorer:
”Jag har gjort den här typen av uppdrag tidigare både som anställd och konsult, så jag kände mig mycket bekväm med arbetsuppgifterna. Detta var ett tydligt och väl avgränsat uppdrag. Det har funnits en tydlig start och tydliga deadlines under hela uppdraget. Det har också varit ett väldigt roligt och mycket intressant uppdrag att få se hur det fungerar på ”baksidan” och hur alla system används. Som till exempel appen, Tyck till, där medborgare kan skicka in saker som bör åtgärdas och hur det triggar i gång händelser för att lösa problemet och hur invånaren i fråga får uppdatering när det är klart. Servicecenter har dygnet runt service, vilket i sig är en fantastisk service till stadens invånare. Det finns en komplex hantering bakom som är mycket intressant att få ta del av och som också ökar kraven på förvaltningsorganisationen.
Framgångsfaktorerna för förändringsledning av denna typ av projekt tycker jag är att ha ett coachande och stöttande ledarskap. Att vara ärlig, visa respekt, vara inlyssnande och att skapa delaktighet och förtroende. Det behövs både mod och tålamod samt ödmjukhet inför uppgiften man står inför. Jag har fått väldigt bra stöttning från Trafikkontoret under hela uppdraget. Ett roligt och spännande uppdrag på en trevlig och intressant arbetsplats!”
Kerstin Brorsdotter som varit uppdragsgivare:
”Vi är väldigt nöjda med arbetet Håkan utfört. Han har haft kort tid på sig och klev in med stor energi och trevligt bemötande. Han lyckades på väldigt kort tid ta fram en förvaltningsplan som alla i styrgruppen var väldigt imponerade av. Att kunna sätta sig in i vår verksamhet och leverera som han gjort är fantastiskt. Håkan satte sig in och kunde så mycket att jag ville att han skulle sköta överlämningen till den nyanställda förvaltningsledaren, vilket han gjort väldigt bra.
Jag tror på dialog och kommunikation och tycker vi haft en fin sådan hela tiden. Det är en framgångsfaktor för denna typ av uppdrag. Speciellt nu när alla jobbar på distans. Vi har haft täta avstämningar och bra dialog hela vägen och skulle gärna samarbeta med Håkan igen. Han har varit ett fint stöd för mig och tagit ett stort ansvar. Jag har känt mig otroligt trygg med Håkan.”
