Johan Semius om feedback i projekt och program

Johan Semius är Senior Partner med lång erfarenhet av att driva komplexa uppdrag inom både offentlig sektor och privata bolag. Johan är utbildad inom SAFe och har certifiering i PPS. Extra duktig är han på feedback i projekt och team. Vi ville såklart ta reda på mer kring detta och fick en pratstund med Johan.

Vad är bakgrunden till att du intresserar dig för Feedback?

– Jag har drivit fler komplexa projekt där kommunikation har varit en viktig framgångsfaktor och det är inte alltid man har den resursmässiga stöttningen från expertis som t.ex. kommunikatörer. Det var startskottet till att jag började fundera på vad jag behövde göra för att nå ut och hur det kunde återanvändas. Kommunikation och feedback hänger tätt ihop, speciellt för att skapa ett effektivt team och en gemensam målbild. Eftersom man har varit nöjd med min feedback främst till projektgruppen har det inspirerat till att dela med mig av mina erfarenheter.

Hur tänker du kring teamet kopplat till arbete i ett projekt eller agila metoder?

Vid starten av ett projekt så gäller det givetvis att vara tydlig med vad som ska göras i projektet. I projektmetoder som t.ex. PPS utgår man från åtagandet och hur viktigt det är att alla i projektet har samma målbild. Det kan kännas självklart men som projektledare vet jag att det är svårt att få teamet att jobba bra ihop och alla projektmedlemmar engagerade och delaktiga och fånga upp de som ansluter till gruppen under projektets gång. Typiskt är att projektmedlemmar inte har kunnat delta på uppstartsmöten, inte förstått syftet eller parallellt fokuserar på andra saker. Att teamet jobbar bra ihop blir än mer viktigt i agila metoder som SAFe där gruppen måste ta ett gemensamt ansvar och enas och på kort tid.  Därför är min erfarenhet att agila metoder behöver en ännu mer sammansvetsad grupp för att genomföra en sprint på utsatt tid.

Hur hänger feedback ihop med ett väl fungerande team?

Att få till en bra gruppdynamik och lägga tid på att låta medlemmarna lära känna varandra för att skapa tillit och förtroende i teamet är viktigt. Om man sedan lägger till en gemensam målbild, varsam konflikthantering och kontinuerlig feedback så har man alla förutsättningar att skapa ett effektivt team.

Hur gör man för att skapa en bra feedback kultur i sitt team?

Här beskriver jag olika sätt att hantera feedback med praktiska exempel från de projekt jag drivit. Vill du läsa mer rekommenderar jag boken ”Sluta chefa, börja leda”, om konsten att lyfta andra och varandra som är skriven av Kenth Åkerman som har ett förflutet som ledarskapsexpert och mental coach.

  • 1. Förstå vad som hindrar projektmedlemmen

    All utveckling börjar med medvetenhet och förståelse och bli uppmärksam på vad man gör. Återkoppling på beteenden är den enklaste vägen att ge feedback. Vad gör personen mindre bra och vad ska man överväga att sluta göra?

    Exempel: Jag hade en programmedlem som var van projektledare. Problemet var att hen gärna skickade sina projektplaner till mig samtidigt som hen skickade planerna till styrgruppsmedlemmar. När jag tog upp detta visade det sig att hen inte var van vid program utan ville själv kommunicera med styrgruppen. Efter att jag klargjort vilka konsekvenser det fick upphörde beteendet.

  • 2. Bygg vidare på projektmedlemmens styrkor

    Tala om vad personen gör bra, hitta och omfamna personens styrkor. Lyft fram goda insatser istället för att klaga på det som inte blivit gjort.

    Exempel: Jag uppskattar när du… Eller: Det gjorde du mycket bra!

  • 3. Stoppa negativt agerande

    För att kunna göra en förändring och få personen att sluta med negativt agerande kan man medvetandegöra det som sägs och görs. Negativt kan t.ex vara: öppet klagande och korridorssnack. Du kan ge feedback genom att bland annat säga : Jag ser att… Jag hör att du… Då känner jag… Hur ser du själv på saken?

    Exempel: I ett projekt hade jag en medlem som inte ville komma på projektmöten och beklagade sig på möten. Orsaken visade sig vara att hen hade mycket att göra i sin ordinarie befattning. Jag kontaktade hens chef och gjorde en överenskommelse kring omfattningen av deltagandet och förklarade att klagomålen påverkade övriga i projektet. Klagomålen som tyngde gruppen upphörde.

  • 4. Se på svagheter i gruppen

    Förstå svagheterna och minimera bristerna. Minska ned tiden som en projektmedlem lägger på att göra saker den inte är bra på. Finns möjlighet att byta uppgift med någon annan? Skapa perspektiv på personens aktivitetsbeteende genom att fråga: Varför gör hen det? Vem gör hen det för eller med? När gör hen det? Vad handlar det om? Synen på uppgiften kan förändras. När man får ett riktigt bra skäl till varför man ska göra uppgiften blir man mer motiverad.

    Exempel: En projektmedlem var ansedd som expert inom ett område. Jag märkte att det haltade i leveranserna och tog upp det med hen. Det visade sig att personen var expert men på processen och saknade hur, i detta fall, systemet fungerade. Vi kompletterade med en systemkunnig och därefter fick vi fart i leveranserna

  • 5. Berätta för andra vad en projektmedlem är bra på

    Då får du in återkoppling som en naturlig del som bidrar till feedback-kulturen och projektmedlemmar ser sig sedda. Lyft fram den tysta kunskapen, den som man inte alltid känner till.

    Exempel: Jag hade en projektmedlem som knappt syntes i gruppen. Personen var mycket bra på att skriva texter. När jag tog fram denna egenskap för övriga i gruppen fick denne även stor uppskattning från övriga och uppvisade en mycket stark lojalitet i projektet.

  • 6. Be om hjälp

    När du som projektledare vet vad projektet behöver och/eller vill bli bättre på, tveka inte att be om hjälp. Det är inte ett tecken på svaghet utan på styrka. Inför det synsättet bland projektmedlemmarna.

    Exempel: I ett program jag ledde hade jag en projektledare som kom till mig och bad om råd. Hen hade överskridit projektbudgeten med 100%. Jag fick göra en överenskommelse med kunden kring överskridandet och tog upp att vid minsta tecken på överskridande i framtiden så skulle hen kontakta mig. Det blev aldrig någon sådan situation där det blev problem igen.

  • 7. Skapa nya goda vanor

    Utan feedback blir det svårt att förändra. När du ger projektmedlemmar feedback, fundera hur du och hur gruppen kan göra annorlunda för att skapa nya, bra vanor.

    Exempel: I ett projekt blev jag kontaktad separat av projektmedlemmar kring hur det gick trots att vi hade veckovis möten i gruppen. När jag svarade på frågorna skapade det problem då gruppmedlemmarna visade missnöje med att andra var informerade. När jag, istället, hänvisade till att vi tar upp det på gruppmötet vid varje förfrågan upphörde problemet.